Бiздiң ауданымыздың мемлекеттiк мұрағат қызметiнiң аз мерзiмi мен жұмыс тәжiрибесi бар. Бiздiң мұрағат Қазақстанның мемлекеттiк тәуелсiздiгiнiң қалыптасуы кезiнде құрыла бастаған. Ал бұл қиын кезең болған — КСРО ыдырауы, ТМД құрылуы, бұрынғы кеңес республикаларының дербестiк алуы, ал бұдан мұрағат қызметтерi арасындағы байланыстардың әлсiреуi және жеткiлiксiз қаржыландыру, өндiрiстер, совхоздар мен жалпы аудандар құлауы, бұдан тұрақты сақтаудағы және жеке құрамы бойынша көптеген құжаттардың жоғалуы.
Мұрағаттар үшiн өзгерiстi кезең «Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы» Заңын қабылдануы болды.
Өткен жылдары мұрағат үш рет өз атауын, төрт рет тұрған орнын өзгерткен, бiртiндеп поселкенiң оң жағынан (Степная көшесi) сол жағына (Лермонтов 17) көшiп, қазiргi уақытта 50 лет Октября көшесi, 91. Жаңа мектеп ғимараты, онда мұрағат 540 шаршы метрден аса алаңды алады, қоймалар металл сөрелермен жабдықталған.
Мұрағаттың құрылу күнiнен 1992 жылдан бастап 2011 жылға дейiн ұйымды 6 директор басқарған.
Мұрағатты Н.Г. Олифиренко ашқан, екi жылдай жұмыс iстеп Ресейге кеттi, 1994 жылдан 1997 жылға дейiн мекеме бастығы — В.Ф. Усольцев. 1997 жылы мұрағатты Г.В. Медведева басқарды. 1998 жылдың наурызында Л.А. Сливкинаны директор етiп тағайындаған, осы жылдың қазанынан мұрағатты Г.М. Кифаришин басқарған. 2003 жылдың қазанында ауданның мемлекеттiк мұрағатын 2011 жылдың наурызына дейiн В.Т. Панасюк басқарды. 2011 жылдың наурызынан мемлекеттiк мұрағат директоры болып Ж.М. Касымова жұмыс iстейдi. Мұрағатшы болып 1996 жылдың тамызына дейiн Г.П. Лозинская жұмыс iстеген, Т.Н. Волчек 1998 жылға дейiн, Т.Ф. Агафонова, Л.Н. Посещайло.
1998 жылдың маусымында есепшi-мұрағатшы лауазымына В.П. Бондаренко кiрiстi. Қазiргi кезде есепшi-мұрағатшы С.Д. Жакупова жұмыс iстейдi. 2001 жылдан Н.С. Лащ еңбек етуде, орта педагогикалық бiлiмiмен 2006 жылы Мәскеу мұрағаттану институтының курстарын сырттай бiтiрдi. 2012, 2015 жылы мемлекеттiк мұрағат штатын артты. Жас мамандар А.Г. Скирда және З.А. Акильбекова қабылданған болатын, екеуi де жоғары бiлiммен.
01.01.2016 жылға мұрағатта 163 қор саналады, бұл басқарушылық құжаттама, жеке құрам және төрт жеке тектiк құжаттары.
Мемлекеттiк мұрағатпен ведомстволық мұрағат туралы 38 ереже келiсiлдi. Жыл сайын толықтыру көздерiнiң iстер номенклатуралары бекiтiледi. Бар болу жылдарында мұрағат құжаттары бойынша 16 фотокөрме дайындалды, 48 астам мақала жарияланды, ұйымдарға дәрiстермен мұрағат қызметкерлерi 21 рет шықты.
11950 тақырыптық сұрау орындалды, әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы 23 мыңнан астам анықтама берiлдi. Мұрағат құжаттарымен 50 астам зерттеушi жұмыс iстедi. Мұрағаттың бар болу кезеңiнде 38, 6 мың сақтау бiрлiгi қабылданған болатын. Бiздiң мұрағат бiрегей, құжаттардың есептеуi 1926 жылдан келе жатыр. Шын айтқанда, олар аз, алайда олар өте бағалы. Гуляй-Польский, Андреевский, Камышинский, Елизаветинский, Казциковский селолық Кеңестерiнiң, Мануильский атындағы, Червонное поле, Объединение колхоздарының құжаттарын алайық. Олар бойынша бiр адамның ру шежiресiн құруға, немесе село тарихын жазуға болады.
Мұрағатшылар құжаттардың мiнсiз тәртiпте болу үшiн барлығын iстейдi. Ал бұл шыдамдылықты, мейiрiмдiлiктi, адамдарға деген сыйлаушылықты және әрине жұмысқа деген қызығушылықты талап етедi.
Құжаттар сақталуының заманауи дәрежесi оргтехникамен жабдықталуын талап етедi. Өз жұмысымызда заманауи ақпараттық технологияларды пайдалануға талпынамыз. Егер 2000 жылы бiз машинкада бассақ, облыстық басқармасы арқасында, бүгiн бiзде: бес компьютер, факс, электрондық пошта, интернетке шығу бар.
2011 жылдан мұрағат ұжымымен аудан тарихы бойынша фото қорлары және бейнеколлекциялар құрылды.
Бiз үшiн Шортанды ауданына поляктардың депортациясы мәселесi бойынша Польша Республикасы елшiлiгiнiң үндеуi, осы мәселе бойынша кiтап шығару үшiн құжаттардың iрiктеуi қызықты жұмыс болды. Бұдан басқа бiздiң мұрағатқа жүгiндi: 2005 жылы Беларусь Республикасының Елшiлiгi, 2006 жылы Ингушетия Республикасы, Ресейдiң Федеральдi мұрағаты, немiс азаматтары бойынша ақпарат және мұрағаттар комитетi, Өзбекстан Республикасының мұрағаты. Мемлекеттiк мұрағат ұжымы аудан әкiмдiгi мен тiлдердi дамыту бойынша облыстық басқармасының тапсырмасы бойынша ономастика және топонимика мәселелерiмен жұмыс iстедi.
Құжаттардың 44 толықтыру көзi мен әлеуеттi толықтыру көзi есепте. Селолық және поселкелiк Кеңестерi баспанасын жекешелендiрудiң құжаттар коллекциясының қоры құрылды, Шортанды аудандық соты құжаттарының өңдеуi жүргiзiлуде. Жеке мұрағаттар туралы соғыс және еңбек ардагерлерiнiң екеуiмен келiссөз жүргiзiлуде ( Кан — Де- Хан және А.А. Селезнёв), сонымен бiрге мұрағат сақтауына ардагерлер комитетiн тапсыру бойынша. «Тыңға — 50 жыл» мерейтойлық датасын қарсы алу және өткiзу бойынша зор жұмыс өткiзiлген болатын. Аудан азаматтарымен сауалнама жүргiздiк. Бұл комсомолдық жолдамаларды сақтаған алғашқы тың игерушiлердi анықтауға мүмкiндiк бердi — барлығы ауданда 8 адам. Алғашқы тың игерушi В.Н. Рябининға өзi туралы мақаланы жасауда және оның «Вести» аудандық газетiнде шығуына көмектестi. «Тыңға — жарты ғасыр» шағын көрмесiн дайындады. Сонымен қатар мұрағат құжаттары негiзiнде көптеген селолық округтерге алғашқы тың игерушiлер мен «Тың және тыңайған жерлердi игеру үшiн» медалiмен марапатталғандарды табуда көмек көрсеттi. Аудан әкiмiнiң баяндамасы үшiн мәлiметтердi дайындады. Мұрағат құжаттарынан, ауданда 1939 жылдан бастап, аудандық комитеттердiң 9 бiрiншi хатшысы, аудандық атқару комитеттерiнiң 11 төрағасы, аудандық комитеттер комсомолының 15 бiрiншi хатшысы, ауылшаруашылық басқармасының 9 бастығы, 17 колхоздағы колхоздың 52 төрағасы, 9 шаруашылықтағы совхоздардың 59 директоры, селолық кеңестердiң 80 жуық төрағасы iстегенi анықталды.
Бүгiн көбi аудан селолары қай жылы құрылғаны, нелiктен осы немесе басқа атауын алғаны туралы құжаттарына көңiл бөледi. Ауданның мемлекеттiк мұрағаты осы мәселе бойынша Қарағанды облыстық, Республикалық және Омбы облыстық мұрағаттарына жүгiнген. Бiз олармен ынтымақтасуды бастадық. Мұрағаттардан, өз қорлары бойынша бiз керектiң және қызықтың көбiн табамыз. Мысалға қазiргi Петровка селосында (22 нүкте) адамдар бәрi бiлгендей, 1936 жылдан ертерек қоныстануды бастағаны белгiлi болды, 1934 жылы онда «Постышева» атындағы артелi, тек 1936 жылдың қарашасында «Мануильский» к-зы құрылған болатын. Немесе Байкальское селосы (40 нүкте) 1933 жылы құрылмаған, 1930 жылы онда Кохтомар атты шағын ауылы болған. Және басқа көптеген тарихи деректер.
Бiз үшiн әлеуметтiк және генеологиялық сұрақтар институтынан (ӘГСИ), Мәскеуден келген өкiлмен байланыс және құжаттарды табу болған директоры Лидия Алексеевна Симакова. Бұл институт 20 ғасырдың 20-30 жылдарында әр түрлi себептермен Мәскеу және Мәскеу облысынан жер аударған көптеген отбасылар, адамдар ата-бабаларына көңiл бөледi. Осы институттың қызметкерi 4 күнге жуық тұрақты сақтаудағы құжаттармен жұмыс iстедi. Бiздiң көмегiмiзбен ол колхоздың екi қорын, МТС қоры мен Тәжiрибелi шаруашылық қорын зерттеген болатын. ӘГСИ қызметкерiнiң келуiнен басқа бiздiң мұрағатшылар ауданымызда тұратын, белорусс диаспорасы туралы, осы институт пен Беларусь республикасының сұраулары бойынша мұрағат құжаттарының көшiрмелерiн дайындады. Сонымен қатар мұрағатшылар бiздiң ауданымыздың тарихы бойынша фактiлердi анықтау үшiн құжаттармен жұмыс iстейдi. Аудандық газетте «Культурное наследие», «История района», «Целине — полвека», «Женщина в скрижалиях архива» мақалалары жариланған, екi мақала тақырыптық бағыттаболған (ауданның ведомстволық мұрағаттары туралы). Бұл мақалалар қажеттi екенiне көз жеткiздiк. Бұл туралы мемлекеттiк мұрағатқа түсетiн қоңыраулар мен хаттар айтады. Мұрағатшылар «Қазақстан халқына Президент жолдауын» халықпен талқылау бойынша зор жұмысты өткiздi. Аудан әкiмiнiң кестесiне сай төрт селоға шыққан және аудан орталығында екi кәсiпорынға барған. Әрқашан аудан әкiмдiгiнiң барлық iс-шараларын дайындау мен өткiзуiне қатысамыз. Сонымен қатар аудан мұрағатшылары әлеуметтiк-құқықтық және заңды сипаттағы сұрауларды орындайды. Селолық және поселкелiк Кеңестер баспанасын жекешелендiру құжаттар коллекциясының қоры құрылды.
Жыл сайын толықтыру көздерiнiң iстер номенклатуралары бекiтiледi. Тiршiлiк ету жылдары мұрағат құжаттары бойынша 9 фотокөрме, дайындалды, 20 мақаладан астам жарияланды, дәрiстермен ұйымдарға мұрағат қызметкерлерi 10 рет сөз сөйледi.
11350 тақырыптық сұрау орындалды, әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы 23 мыңнан астам анықтама берiлдi.
